Аты-жөні дұрыс жазылмағандықтан дипломдарын уақытында қолдарына тигізе алмай жүрген қыз-жігіттер туралы естіген шығарсыздар. Айтпағымыз-кейде дұрыс қызметіңіз арқылы көпшілікке көп қайырымдылық сыйпатын көрсетесіз, істей алмағандардың келтіретін зияны-шаш етектен.
Осыған сәйкес жазу тәртібіне зер салыңыздар демекпіз.
–Әдетте көптеген мекемелер қызметтік хаттар алын-ала баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы А4, яғни 210*297 миллиметр болуы тиіс.
-Кейде қызметтік хат үшін А3 және А5 форматты қағаздар да қолданылады. А3 форматтағы қызметтік хаттар үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады.
-Ал А5 (жарты парақ көлемі) жолдама хат немесе анықтама жазу үшін пайдаланылады.
-Компьютерде басып шығарылған қызметтік хат мәтіні қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарылғаннан кейінгі мәтін міндетті түрде қолжазбамен салыстырыла отырып тексеріліп, қателері жөнделеді.
-Құжат қатесіз болуы тиіс Оны коррекс-штрихпен түзету үшін де, ондағы жауапты қызметкер үшін де ұят іс саналады. Себебі қызметтік хат сол мекеме жұмысының айнасы іспеттес.
-Қызметтік хаттың мазмұны айқын болуы тиіс. Іс-қағаздарын дайындау барысында жазу мәдениетін қатаң сақтау қажет. Ол дегеніміз, әр хаттың бойында реттілік, жүйелілік, тәртіптілік, сәйкестік, қисындылық сияқты мағыналық реңктерді болуы. Хаттың сөзі шұбалыңқы, мазмұны түсініксіз болмауы тиіс.
-Қызметтік хат бірнеше түрлерге бөлінеді, мысалы, ақпарат хат, шақыру хат, ілеспе хат, ескерту хат, ресми хат. Олардың әрқайсысының орны мен ретін, жіберілу тәртібін білу де маңызды.
|
